مدیریت بهتر، قرنطینه‌ی بهتر!
اولین واقعیت، مواجهه با وضعیت جدیدی به نام قرنطینه است. ما این وضعیت را در این ابعاد تجربه نکردیم و حالا، آزمون جدیدی از مجموعه آزمون‌های عجیب سال های اخیر برای کسب و کارمان را پاس می‌کنیم.
شاید هم پاس نکنیم و ضربه محکم‌تری به پیکر نیمه جان کسب و کار ما در بحران پشتِ بحران‌های ایرانِ فراموش شده باشد. به هر صورت اگر پیکر نیمه جانی هم برای این یگانه فرزند هر کدام از ما صاحبین کسب و کار (فارغ از مقیاس و بزرگی و کوچکی آن) باقی مانده باشد، تمام تلاش یک پدر، زنده نگه داشتن، تعالی و به خوشبختی رساندن آن است. حالا و جدای همه‌ی تصمیماتی که سازمان‌ها برای بقا گرفتند و می‌گیرند، و البته نقدهای فراوان وارد شده به آن‌ها، اگر جزو کشتی شکستگان نبودیم، رعایت توصیه‌هایی برای مدیریت بهتر کارهای از راه دور(ریموت) مسئله مهمی به شمار می‌رود.
در همین حال که مدیران در یک جنگ غیرمنطقی برای ریموت کردن و یا حضور پرسنل در سازمان قرار داشتند و به روزهای انتهایی سال می‌رسیم، فارغ از تصمیم صورت گرفته، وارد دوره‌ای نامشخص خواهیم شد و با توجه به این مسئله، گریزی به یک مقاله ساده شامل 15 نکته تاثیرگذار برای مدیریت بهتر همکاران از راه دور، خالی از لطف نیست. این مقاله در سال 2018 توسط فوربس منتشر شده است و بیشتر با رویکرد مدیریت بهتر کارمندانی که به دلایل مختلف می‌بایست در قالب فرد یا تیم‌ها به صورت ریموت کار کنند نگارش شده است. هر مورد از 15 مورد مطرح شده توسط یکی از برجسته‌ترین مربیان کسب و کار دنیا تدوین و در مقالات و منابع مختلف چاپ شده است. مواردی که می‌داینم اکثر آن‌ها بدیهیات است، اما گاهی از رعایت دقیق آن، غافل می‌شویم.
فراموش نکنیم فرهنگ کار از راه دور (ریموت)، ابعاد و موارد مختلفی دارد و الزاما وابسته به شرایط قرنطینه نیست و چه بسا اهمیت کار ریموت در عصر فعلی برای سازمان‌ها، یکی از اصول بقا و بهره وری بالاتر در صورت رعایت صحیح اصول آن قملداد می‌شود.
به هر صورت در شرایطی که این سناریو برای کارمندان مختلفی اجرایی می‌شود، اولین مسئله، دشواری مدیریت آن است. مدیریت گروهی از پرسنل که هر یک در نقطه متفاوتی و به صورت ریموت، وظایف متفاوت و یا دسته وظایف همپوشان را باید به سرانجام برسانند و مدیری که پیش از این، به سادگی امور را در قالب بررسی گروهی پیش می‌برده است.
۱- انتظارات کاملا مشخصی را بیان کنید
تمامی افراد ایده‌های متفاوتی برای پیشبرد سریع‌تر و ساده‌تر اهداف در نظر دارند و معانی آن‌ها با هم متفاوت است. نمایش اینکه دقیقا شما انتظارتان از انجام کامل یک کار چیست، زمانبندی مشترک با کارمندان و موارد این چنینی اهمیت بالایی دارد. باید اطمینان حاصل نمایید انتظار شما همان برداشتی است که کارمند شما از آن دارد. هر چه بیشتر این مسئله مشخص باشد، آن‌ها نیز راحت‌تر کار را پیش می‌برند.
۲- تفاوتی بین رفتار ریموت و حضوری قائل نباشید
همانطور که از کارمندان در محیط کار و در هنگام کار حضوری مراقبت و رفتار می‌کنید، همان رویه در زمان کار ریموت نیز می‌بایست ادامه پیدا کند. بیشترین دسترسی ممکن را در هنگام کار ریموت به آن‌ها ارایه کنید. فراموش نکنید کارمندان در هنگام حضور در مجموعه شما را در محیط‌های مختلف می‌بینند و امکان این را دارند در مقاطع مختلف نیازها و سوالاتشان را مطرح کنند، اما در زمان کار ریموت، اولین مسئله، احساس فاصله و دسترسی سخت‌تر به شماست. ارایه سریع‌ترین پاسخ ممکن و دسترسی کامل به کارمندان موضوع مهمی است.
۳- به طور مرتب درگیر کار شوید
از طریق برخی راه‌های ارتباطی به صورت روزانه با افرادی که ریموت کار می‌کنند ارتباط برقرار نمایید و راه‌های ارتباطی متفاوتی از پیش تعبیه کنید. سپس یک برنامه زمانبندی مشخص برای میتینگ‌های چهره به چهره و حضوری آماده نمایید که این برنامه می‌تواند هفتگی، ماهانه و... باشد و می‌تواند باعث شود برنامه‌ها و مدیریت کار را به شکل بهتری انجام شود. کار ریموت و ترکیب آن با ملاقات‌های حضوری می‌تواند نتایج نزدیک‌تری به انتظارات نهایی و اهداف پروژه‌ها حاصل نماید.
این ارتباط ثابت و مشخص باعث می‌شود افرادی که به صورت ریموت در حال فعالیت هستند، احساس حضور و عضویت بیشتری در کار نمایند و در نهایت انتظارات سازمان را بهتر و به عنوان عضو ثابتی از آن مهیا نمایند.
۴- زمانبندی برای جلسات ویدیویی برای رهب ری کار
به خصوص در زمانی که با افرادی به صورت ریموت در حال کار هستید، این مسئله اهمیت بالایی دارد تا زمان بندی مشخصی برای رهبری کارها وجود داشته باشد تا در هنگام جلسات حضوری بین مشتریان و کارمندان مطالب از پیش تعیین و مشخص شده باشند و کارمندان از نحوه انجام کارها متعجب نشوند.
۵- به تیم خود اطمینان داشته باشید*
گاهی اوقات سازمان‌ها و یا مدیران با چالش بزرگ ذهنی روبرو هستند و اطمینان مشخصی به افرادی که کارها را به صورت ریموت انجام می‌دهند ندارند. چه از نظر نحوه انجام کار و چه از لحاظ زمانبندی انجام. و در این بین تفاوت بزرگی از لحاظ ذهنیت مدیران برای افرادی که زیر چشم آن‌ها کار می‌کنند و افراد ریموت قائل می‌شوند. ضمن اهمیت ایجاد این اطمینان بین طرفین، می‌توان قوانینی برای کار به صورت ریموت در نظر گرفت. مثل ماکزیمم ساعت مجاز برای پاسخ به ایمیل‌ها، راه‌های اورژانسی برقراری ارتباط از طریق تکست و ساعت بندی مشخص برای پیشبرد کارها.
۶- به آن‌ها احساس عضوی از کار بودن بدهید
کار افراد به صورت ریموت به عنوان کار درجه دو محسوب نمی‌شود و اینکه افراد را با شرحی از وظایف به کار ریموت بفرستیم و رها کنیم، مسئله ساده و خطرناکی است. جلسات مشترک، مدون و منظم را باید جدی گرفت و ارزش‌ها را به صورت دوره‌ای مرور کرد. انتظارات ما و خروجی‌ها باید در قالب فرایند مشخص به طور کامل بررسی شود و جزیی از سیستم بودن به کارمندان ریموت القا شود.
۷- ماموریت، ارزش‌ها و قوانین را فراموش نکنید
گاهی اوقات افرادی که به صورت ریموت با سازمان‌ها کار می‌کنند، رفتار سازمانی درونی آن‌ها را جدا از خود می‌بینند. در این مسئله ارتباط کامل بین طرفین و خط دهی ماموریت سازمان، ارزش‌ها و اینکه دقیقا چه مواردی برای سازمان حائز اهمیت است و اینکه واقعا سازمان برای ارایه به مشتریان و مخاطبین خود عاشق ساختن چه چیزی است موضوع مهمی است. این مسئله آن‌ها را نیز روی کار با انگیزه نگه می‌دارد و باعث بهره‌وری بالاتر خواهد شد.
۸- ابزارهای قابل اعتماد تهیه کنید
باید حواستان به ابزارهای آنلاینی که افراد ریموت برای کار کردن در اختیار دارند باشد. انتخاب ابزار قابل اعتماد که نیازهای اولیه افراد ریموت را پوشش دهد اولین و اصلی‌ترین نکته شروع کار می‌باشد. اینکه در حین کار امکان دانلود فایل‌ها، عدم امکان تماس و یا ورود به کنفرانس برای جلسات و این دست مسائل وجود داشته باشد، به شدت مضر است.
۹- فقط روی اهداف تمرکز کنید و نه فعالیت‌ها
مهم است که انتظارات خود را مدیریت کنیم و روی اهداف تمرکز کنیم. به خصوص در زمان کار ریموت این مسئله پر رنگ‌تر می‌شود. روی اهداف و خروجی‌های نهایی متمرکز باشید و نه کارهایی که تا آن لحظه انجام شده. اگر اهداف خود را در آن مشاهده می‌کنیم که عالی است، و اگر نه، باید روی وضعیت دقیق شویم. همه این‌ها درباره دستاوردهای ماست و نه فعالیت‌های صورت گرفته.
۱۰- استوار باشید
برای ساختن یک محیط کار ریموت و ارتباط دقیق، استوار و محکم باشید و فرهنگ کار ریموت را به کارمندان گوشزد کنید. انتظارات کاملا شفاف و مشخصی ارایه نمایید و روی اهداف پایبند باشید و از تیم‌ها جلسات را مطالبه کنید.
حفظ این روحیه به خصوص برای زمانی که امکان مشاهده و حضور کارمندان نیست، موضوع مهمی است.
۱۱- یک استراتژی ارتباطی ایجاد کنید
یک استراتژی خوب ارتباطی باعث امکان یک مدیریت سازنده‌ی ریموت خواهد شد.
اول از همه یک فرمت گزارش رسمی هفتگی مشخص و مناسب را تهیه کنید و سپس یک دستورالعمل برای نیازهای روزانه تدارک ببینید. برخی افراد با یک لیست خرید در دستشان بهتر کار می‌کنند و برخی متفاوتند. درک این مسئله که چه چیزی اولویت بالا دارد و اورژانسی است، ناکارآمدی را می‌تواند کاهش دهد و به بهره‌وری بالاتر منجر شود.
۱۲- از مالتی تسک بودن خودداری کنید
موضوع همیشگی!
ما در یک لحظه، کارهای مختلف، با موضوعات متفاوت و انتظارات گوناگون از نیروهای خود داریم و در عین حال در نهایت انتظار یک بهره‌وری بالا، خروجی‌های مرتب و منظم و در زمان مشخص نیز وجود دارد.
این مسئله در مسائل و قوانین کار ریموت نیز صادق است و روی راه‌های ارتباطی مشخص، کارهای طبقه بندی شده و برقراری ارتباط در ساعت‌های مناسب می‌بایست تمرکز کرد.
۱۳- بین اهداف آن‌ها و اهداف خودتان ارتباط برقرار کنید.
جهان ما، به جای ثبات، در حال حرکت و انتقال به یک مجموعه نیروی کار علاقه مند به یادگیری و پیشرفت در مهارت‌هاست. دوره 30 سال کار کردن در یک کمپانی و خوشحال بودن گذشته است. حالا باید برای هر یک از کارمندان یک مسیر مشخصی از اهداف زندگی و مسیر یادگیری ایجاد کرد و این مسئله، مقدمه‌ای است برای اینکه توانایی ایجاد اهداف مشترک بین اهداف خود با کارمندان را در خود ایجاد نمایید. این مسئله باعث شامل شدن بیشتر کارمندان، و عملکردشان در سازمان و مجموعه شما می‌شود.
۱۴- از تکنولوژی استفاده نمایید
از تکنولوژی‌های مناسب برای ایجاد یک محیط اختصاصی ریموت کار کردن استفاده نمایید. از همین تکنولوژی‌ها برای جشن گرفتن روزهای خاص استفاده کنید.
۱۵- بیش از یک مدیر و کارمند باشید
درباره مشترکات زندگی و بیرون از محیط کار صحبت نمایید. ارتباط شما با کارمندان پس از مدیریت همه‌ی کارهای روزانه، می‌تواند بیشتر و بهتر و در نهایت منجر به بهره وری بالاتر باشد. باید خود را یک کاراکتر حمایت کننده نشان دهید. باید نشان دهید از موفقیت‌ها و دستاوردهایشان حمایت می‌کنید.
البته اشراف به مرز ظریف بین رفتار این دو اهمیت بسیار بالایی برای مدیران دارد.